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Einführung von ERPNext im Agenturumfeld

Hallo, ich bin Tim und Inhaber und GF einer Agentur, welche Leistungen in den Bereichen Digitalisierung, Design und Marketing anbietet. Derzeit sind wir 10 Festangestellte zuzüglich projektbezogener Freelancer.

Wir nutzen derzeit eine auf Agenturen fokussierte Webapplikation, hierüber regeln wir das Projekmanagement, Aufgabenverteilung, Zeiterfassung, Angebots- und Rechnungsstellung, Mitarbeiterverwaltung sowie den monatlichen Export der Buchungssätze (keine Personalabrechnungen) an DATEV.

Unsere Anforderungen sind jedoch gewachsen und können von dieser Plattform nicht mehr ausreichend abgebildet werden. Uns fehlen insbesondere bessere Projektmanagementtools (derzeit kein GANTT, kein Kanban, Milestones nur unzureichend), Verwaltung von SLAs, eine Helpdeskfunktionalität und bessere Nachverfolgbarkeiten von Aufwänden im Projektverlauf. Eine Knowledgebase bilden wir derzeit mit einem Wiki ab.

Die Versionskontrolle im Bereich DEV erfolgt mit einer lokalen GitLab-Instanz.

Wir waren schon fast dabei, uns aus mehreren Einzellösungen über die jeweiligen APIs eine eigene Suite aufzubauen, aber ich sehe dort großes Fehlerpotential. Daher habe ich das zunächst gestoppt und bin nach erneuter Prüfung der Möglichkeiten auf ERPNext gestoßen. Ein aktuelles 12er Produktivsystem ist eingerichtet, um das System seit ca. 2 Wochen oberflächlich kennenzulernen.

Bereits jetzt sind viele Fragen aufgetaucht, auch hinsichtlich dessen, ob unser Workflow abbildbar ist. Wir sind durchaus bereit, Prozesse anzupassen, denn die bisherigen müssen nicht unbedingt richtig sein. Aber die Basis sollte zumindest für eine Agentur geeignet sein - und hier bin ich mir nicht wirklich sicher.

Ich stelle jetzt einfach mal meine Fragen und hoffe, der ein oder andere kann mir hierzu Input geben.

DATEV

  • Lt. Auskunft des Steuerberaters nutzen wir SKR03. Wenn ich das Forum und GIT richtig deute, ist SKR03 derzeit in der aktuellen DEV enthalten? In der von installierten 12er Produktivversion ist “nur” SKR04 enthalten. Ist die SKR03 als Teil des Cores von ERPNext 13 geplant? Gibt es hier offene Baustellen, die zu klären sind oder ist das Thema durch?
  • Ich finde in ERPNext nicht die Möglichkeit, für einen Kunden ein Debitoren- oder Kreditorenkonto anzugeben. Unsere Debitoren haben beispielsweise Konten der Form “10xxx”, die Kreditoren “70xxx”. Ich bin mir fast sicher, dass ich das übersehe, gibt es die Option oder wird es anders geregelt?

Sprache

Die Übersetzungen sind an vielen Stellen falsch oder unglücklich. Da ERPNext ja scheinbar eine nennenswerte deutschsprachige Nutzerbasis hat, wundert mich das etwas. Zudem lese ich aus manchen Posts Frustration zum Handling des Translation-Portals heraus, insbesondere was die Übernahme der verifizierten Übersetzungen in den Core oder das Überschreiben von benutzerdefinierten Übersetzungen durch maschinelle. Wir ist eure Meinung dazu? Macht da jeder mittlerweile sein eigenes Ding, habt ihr aufgegeben oder gibt es Hoffnung, dass sich das Übersetzungsthema wieder regelt?

Sollte ERPNext bei uns zum Tragen kommen, können wir hier stark unterstützen - sofern es nicht vergebliche Mühe ist. Daher bin ich da sehr an eurer Einschätzung interessiert.

Projektmanagement

CRM und Projektmanagement sind bei uns die essentiellen Features. Aber scheinbar auch diejenigen, die innerhalb von ERPNext nicht die höchste Priorität haben. Diejenigen von euch, die diese Funktionalitäten in ERPNext nutzen und evtl Erfahrungen mit anderen Tools haben - seid ihr zufrieden? Gibt es größere Bauchschmerzen, ist die Integration in die anderen Module gelungen?

Unser erster Test verlief grundsätzlich nicht völlig desaströs, aber wir hatten ab und an das Gefühl, mit einem Tool zu Arbeiten, was ursprünglich für produzierende Unternehmen entwickelt wurde und anschließend “fir für den Dienstleistungssektor” gemacht wurde. Insbesondere die “Artikel” haben hier Fragezeichen produziert. Lagerbestände, Haltbarkeiten, Seriennummern etc sind bei uns natürlich nicht zutreffend, hingegen benötigen wir Artikeldetailbeschreibungen, die auch im Angebote noch oft individualisiert werden müssen. Sollte bei der Auswahl der Unternehmens-Domain “Service” hier nicht schon mehr vorgefiltert oder hierauf spezialisiert sein? Wie handhabt ihr das, habt ihr alles mit Custom Fields ergänzt?

Workflow

Unser Workflow sieht vor, ein Projekt anzulegen, hierin die Klakulation in Form eines Angebotes an den Kunden zu übermitteln und aus einem bestätigten Angebot die Projektaufgaben zu erstellen und den jeweiligen Mitarbeitern zuzuweisen. Hier stehe ich vor dem Problem: erstelle ich zunächst das Projekt, kann ich hieraus kein zugeordnetes Angebot erstellen. Einige ältere Forumsbeiträge dazu gibt es, jedoch alle mit dem Ergebnis “geht derzeit nicht”. Ebenfalls die Thematik, dass es mehrere Angebote zu einem Projekt gibt. Hat sich hier etwas geändert, habt ihr selbst diese Aufgabenstellung nicht oder löst ihr es auf anderen Wegen? Wie oben geschrieben: unser Workflow muss nicht auf 100 Jahre so bleiben, sofern es andere oder gar bessere Möglichkeiten gibt. Von daher bin ich hier sehr interessiert, wie ihr es bei Dienstleistungsprojekten regelt.

CRM

Hier finde ich etwas sehr Offensichtliches nicht: ein CMR-Ereignis anzulegen. Bspw. die Zusammenfassung eines projektbezogenen Meetings oder eines Telefonates inkl. Datum, Medium und Ansprechpartner/Teilnehmer. Gibt es so etwas? Wäre vermutlich über custom Forms umsetzbar, aber vielleicht übersehe ich hier einfach eine vorhandene Möglichkeit.

Ich hab noch zig weitere Fragen, aber fürs Erste möchte ich es dabei belassen. Es würde mich sehr freuen, wenn wir hier ein wenig in den Austausch kommen.

Danke euch und eine gute Zeit.

Hallo Tim,

schön, dass ihr ERPNext nutzt.

Wir sind eine IT-Agentur, nutzen auch V12 und haben ähnliche Themen wie ihr. Da wir Aufträge ebenfalls projektbezogen bearbeiten und abrechnen haben wir einiges angepasst. Ich versuche dir daher einige Anregungen zu geben.

Sprache

Diesem schwierigen Thema hat sich netterweise die deutsche Community angenommen und die kontextbezogenen Übersetzungen auf den Weg gebracht, siehe https://github.com/frappe/frappe/issues/6989
Rollout ist dann meines Wissens aber erst ab Version 13.
Als Workaround nutzen wir demnach die Custom Translations.

Projektmanagement / Workflow

Um dieses für Dienstleistungsunternehmen wie uns abzubilden kommt man an einer Anpassung nicht vorbei. Wir haben daher für unseren Workflow in den Angeboten/Aufträgen neue Felder in und unter den Artikeltabellen angelegt, worin die freien Beschreibungen / Stundensätze eingetragen werden können. Diese haben wir dann in neue Druckvorlagen integriert und auch dynamisch sichtbar gemacht. Das heißt, je nach Auftragsart werden mal mehr oder weniger Inhalte dargestellt und auf dem PDF ausgegeben. Zweck ist also, weg von der reinen Artikeldarstellung zu kommen und auch “text-lastigere” Angebote attraktiv darzustellen.

Wenn es dann zum Auftrag kommt, übernehmen wir die freien Beschreibungen / Stundensätze direkt in das Projekt. So müssen diese nicht nochmal eingegeben werden. Von dort aus können diese dann als Task markiert und automatisch als neue Aufgabe mit den kalkulierten Stunden angelegt werden. So stellen wir sicher, dass die Bezeichnungen von Angebot bis Projektaufgaben gleich sind.

Die Zeiterfassung haben wir ebenfalls leicht reduziert, um den Erfassungsaufwand zu minimieren. So wird nur noch das Projekt ausgewählt und die zugehörigen Aufgaben gleich gefiltert. Dann haben wir noch ein Feld “Info-Text” für den Erfasser integriert, so dass dies auch auf einem Stundenzettel ausgegeben werden kann. Die Rückbuchung der Zeiten auf das Projekt sowie die Übernahme in eine Rechnung gibt es ja bereits von Haus aus.

Als nächstes wollen wir die gebuchten Zeiten auch in die Mitarbeiter-Anwesenheit in HR übernehmen, um dort mehr in eine Stundenberechnung nach Projekten zu kommen.

Die ganzen doch umfangreichen Anpassungen sind bei uns noch in der Testphase. Betroffen sind auf jeden Fall einige DocTypes, u.a. Angebot, Auftrag, Projekt, Aufgaben & Zeiterfassung sowie die Druckvorlagen.

Beste Grüße
Thomas

1 Like

Hallo Thomas,

besten Dank für Deine Antwort. Sie zeigt mir, dass für den typischen Dienstleister-Prozess mit Fokus auf CRM und PM einiges anzupassen ist, die lokalen deutschen Erfordernisse mal außen vor gelassen. Ich werde das System einmal auf 13 DEV upgraden und sehen, ob/was sich da bisher in Bezug auf das Projektmanagement getan hat.

Parallel hierzu werden wir eine Evaluierung von Dolibarr anstoßen.

Nochmals danke und einen schönen Abend,
Tim